Ако анкетирате хората дали им е приятно да прекарват времето си в срещи, мнозинството вероятно ще отговори недвусмислено „не“. Но някои срещи от време на време са жизненоважни за постигане на целите на компанията. Те разглеждат проблемите и търсят решения, държат членовете на екипа в течение за промените в компанията и представят постиженията на екипа. Срещите също така предоставят възможност на членовете на екипа да изразят своите притеснения и да споделят идеи.
Независимо дали провеждате среща за първи път или искате да направите срещите си по-продуктивни, отделете малко време, за да научите как да провеждате среща ефективно, преди да изпратите следващата покана.
1. Създайте дневен ред и ясни цели
Ефективното планиране е ключът към това да знаете как да провеждате среща.
Първо трябва да определите дневния ред на срещата. Помислете защо трябва да се срещнете на първо място. След като бъде установен дневен ред, поставете ясни цели за вашето време. Ето няколко начина за приготвяне:
- Направете списък с теми и решения за обсъждане.
- Поискайте информация от други членове на екипа за определяне на дневен ред и цели.
- Определете кой ще присъства на срещата.
2. Подгответе логистиката
Независимо дали става въпрос за недостиг на място или проблеми с презентацията, последното нещо, което искате, е неочакван проблем, който да саботира среща. Обмислянето на техническите аспекти и логистиката предварително ще подсигури срещата да протече ефективно и ще намали броя на препятствията, които може да срещнете. За да започнете, опитайте да направите контролен списък със следните задачи, които трябва да направите преди срещата:
- Запазете удобно място за провеждане на срещата.
- Съберете оборудване или материали, от които се нуждаете.
- Уверете се, че има достатъчно места за сядане и осветление.
- Пристигайте рано, за да се настроите.
- Осигурете освежителни напитки и баджове с имена, ако е необходимо
3. Изпращане на покани и напомняния за срещи
Поканите и напомнянията са от решаващо значение, за да може срещата да работи. Членовете на вашия екип вероятно имат други срещи, на които да присъстват, задачи за изпълнение и срокове за изпълнение. Те може невинаги да помнят да отбележат среща в календарите си, докато жонглират с натоварени графици.
Уверете се, че изпращате електронни покани до всички членове на екипа, гост лектори или всеки друг, когото планирате да поканите на срещата. Може също да изпратите напомняния един ден предварително, така че поканените да имат достатъчно време за подготовка. Можете да използвате редица инструменти за изпращане на покани и напомняния, като Google Calendar, Microsoft Teams, Outlook, Calendly или Taskworld.
4. Следвайте своя график
Не карайте екипа си да се страхува от срещи, които се проточват във времето за почивка. Ето най-добрите начини да гарантирате, че срещите протичат по график:
- Изпратете напомняне на всички поканени 15 минути преди началния час.
- Проверете лекторите или членове на екипа, които представят преди срещата.
- Уверете се, че всеки материал, който планирате да обсъдите, може да се побере в една среща.
- Помислете за планиране на последващи действия, ако ви изтече времето.
5. Насърчавайте участието и мозъчната атака
Участието в екип и мозъчната атака са жизненоважни за решаването на проблеми и генерирането на нови идеи. Всеки член на екипа, който поканите на среща, може да предложи нещо ценно. Въпросът е само да ги накарате да говорят.
Ако искате да знаете как да проведете среща, която насърчава участието, помислете за използването на тези стратегии:
- Уверете се, че поканените знаят предварително дневния ред на срещата.
- Насърчете поканените да подготвят своите въпроси и притеснения преди срещата.
- Оставете достатъчно време по време на срещата за въпроси и коментари.
- Създайте неосъдителна и разговорна атмосфера.
6. Добавете малко хумор с вкус
Често ли виждате хора да дремят по време на срещи? Скучните срещи не предизвикват интерес, разговори или участие. Когато добавите малко хумор, вие създавате по-добра връзка с членовете на вашия екип и всъщност помагате на присъстващите да запаметят повече информация. Искате ли да знаете как да проведете среща, която е забавна и ангажираща? Помислете за тези съвети за разчупване на срещата:
- Направете хумора спонтанен и неочакван.
- Използвайте хумор пестеливо, така че срещата ви да остане по темата.
- Избягвайте хумора, който може да се разглежда, като обиден или унизителен.
7. Приключете с ясно дефинирани следващи стъпки
Независимо дали срещата ви е насочена към предизвикателство или въвежда промяна в компанията, уверете се, че присъстващите знаят какво следва. Разговорът, който се провежда на среща, трябва да се превърне в действие.
Уверете се, че ангажиментите, задачите и крайните срокове са ясно посочени в края на срещата. Запишете ги на бяла дъска или ги представете дигитално, за да могат присъстващите да си водят бележки. Ако имате списък на следващите стъпки, уверете се, че всеки присъстващ получава такъв.
8. Обобщете срещата в имейл и поискайте обратна връзка
И накрая, важно е да изпратите последващ имейл до всички присъстващи в рамките на 24 часа след срещата, за да покажете своята признателност и да продължите разговора. Това дава възможност на членовете на екипа да разсъждават по темите, обсъждани по време на срещата. Освен това им напомня за всички задачи, които са им били дадени, и техните крайни срокове.
Не се страхувайте да поискате обратна връзка за това как е протекла срещата и какво може да се направи, за да бъдат бъдещите срещи по-ефективни и ангажиращи.
